Doamnelor si domnilor,

Vă întâmpinăm cu căldură în clădirea noastră de birouri. Pentru a asigura un mediu sigur, eficient și respectuos, vă rugăm să respectați următoarele reguli de vizitare:

1. Înregistrare la Recepție: La sosire, vă rugăm să vă înregistrați la recepție. Furnizați informațiile necesare pentru a primi un permis de acces temporar și pentru a vă identifica în clădire.
2. Vizitatori Anunțați: Dacă sunteți un vizitator programat, vă rugăm să anunțați cu anticipație gazda dvs. și să coordonați întâlnirea cu ea. Aceasta va ajuta la reducerea timpului de așteptare la recepție.
3. Acces Restricționat: Accesul la anumite zone sau etaje poate fi restricționat. Asigurați-vă că aveți permisiunea de a accesa zonele respective și respectați orice reguli specifice.
4. Siguranța: Păstrați ochii și urechile deschiși pentru semnale de evacuare sau instrucțiuni de securitate în caz de urgență. Nu blocați căile de evacuare sau echipamentele de securitate.
5. Respectarea Spațiului Comun: Mențineți curățenia în zonele comune, cum ar fi sălile de așteptare și bucătăriile. Folosiți echipamentele și facilitățile cu grijă și curățați după dvs.
6. Confidențialitate: Respectați confidențialitatea informațiilor pe care le observați sau auziți în timpul vizitei. Nu fotografiați sau înregistrați fără permisiunea expresă a gazdei dvs.
7. Comportament Respectuos: Mențineți un comportament respectuos și profesional în clădire. Evitați zgomotele excesive și discuțiile personale în spațiile comune.
8. Fumatul Interzis: Fumatul este interzis în clădire, cu excepția zonelor desemnate pentru fumat.
9. Păstrarea Animalelor: Admiterea animalelor de companie în clădire poate fi restricționată. Verificați cu gazda dvs. înainte de a aduce animale de companie.
10. Reciclare: Contribuiți la eforturile noastre de mediu prin reciclarea adecvată a deșeurilor. Folosiți containerele de reciclare disponibile.
11. Păstrarea Identificatorului de Vizitator: Păstrați permisul de acces vizitator la vedere pe întreaga durată a vizitei dvs.

Respectarea acestor reguli ne ajută pe toți să avem o experiență plăcută și sigură în clădirea noastră de birouri. Vă mulțumim pentru colaborare!

Prin accesarea cladirii, sub rezerva respectării Legii nr. 333/ 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și a Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice in ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare, vizitatorii/ angajatii își exprimă acordul pentru utilizarea, de către Proprietar și a subcontractanților acestuia, a oricăror înregistrări video necesare clarificării, soluționării și/ sau dovedirii oricărui incident care a avut loc în cladirea de birouri sau zonele conexe ale acesteia.

Prin prezenta vă informăm că un sistem CCTV funcționează în clădirea aceasta. Având în vedere faptul că, datorită utilizării CCTV, putem deveni operatorul dumneavoastră de date cu caracter personal, vă informăm că:

• Înregistrarea, stocarea și ștergerea imaginii dumneavoastră este automată și este legată de introducerea de către dumneavoastră a zonei supuse monitorizării. Prelucrarea datelor cu caracter personal va avea loc numai dacă primim alte informații, cum ar fi numele, prenumele, locul de muncă, numărul de telefon sau adresa de e-mail.
• În situația menționată mai sus, compania HEXAGON OFFICES SRL, societate legal înfiinţată şi funcţionând potrivit legilor din România, cu sediul social în 400495 Cluj-Napoca, Calea Turzii, nr. 178k, etaj 2 va fi operatorul datelor dumneavoastră personale (incluzând imaginea dumneavoastră).
• Operatorul a numit un Supervizor de protecție a datelor, pe care îl puteți contacta la următoarea adresă de e-mail: contact@hexagon-offices.ro /Operatorul nu este obligat să numească un Supervizor de protecție a datelor, dar în oricare situații privind protecția datelor cu caracter personal, puteți contacta la următoarea adresă de e-mail: contact@hexagon-offices.ro
• Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către Operator pentru a garanta siguranța persoanelor și a proprietății pe teritoriul gestionat de Operator.
• Interesul legitim al Operatorului (articolul 6 alineatul 1f al GDPR) este de fiecare dată baza pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
• Aveți dreptul să solicitați accesul, rectificarea sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, să solicitați limitarea prelucrării acestor date și să obiectați referitor la prelucrarea lor.
• Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi afișate entităților cărora Operatorul este obligat să le afișeze în conformitate cu legislația și cu entitățile care execută servicii de securitate pentru Operator.
• Monitorizarea înregistrării va fi stocată până la suprascrierea datelor, dar nu mai mult de 90 de zile după înregistrare. După această perioadă, acestea vor fi șterse automat, cu excepția cazului în care înregistrarea constituie probă în procedurile judiciare. În acest caz, înregistrarea va fi stocată până la încheierea obligatorie a procedurii.
• În timpul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal nu va fi luată nicio decizie sau profilare automată.
• Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi transferate în afara Spațiului Economic European sau organizațiilor internaționale.
• Dacă decideți că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal nu este conformă cu GDPR, aveți dreptul să depuneți o plângere la președintele autorității naţionale pentru protecția datelor.

Cu respect,

Echipa de administrare a Hexagon Offices

Ladies and Gentlemen,

We warmly welcome you to our office building. To ensure a safe, efficient, and respectful environment, please adhere to the following visitor rules:

1. Reception Check-In: Upon arrival, please check in at the reception desk. Provide the necessary information to receive a temporary access pass and to identify yourself in the building.
2. Scheduled Visitors: If you are a scheduled visitor, please notify your host in advance and coordinate your meeting with them. This will help reduce wait times at reception.
3. Restricted Access: Access to certain areas or floors may be restricted. Ensure you have permission to access those areas and adhere to any specific rules.
4. Safety: Stay alert for evacuation signals or emergency instructions. Do not block exit routes or tamper with security equipment.
5. Common Area Etiquette: Maintain cleanliness in common areas such as waiting rooms and kitchens. Use equipment and facilities with care and clean up after yourself.
6. Confidentiality: Respect the confidentiality of information you may observe or overhear during your visit. Do not photograph or record without express permission from your host.
7. Respectful Behavior: Maintain respectful and professional behavior in the building. Avoid excessive noise and personal discussions in common spaces.
8. No Smoking: Smoking is prohibited inside the building, except in designated smoking areas.
9. Pet Policy: Bringing pets into the building may be restricted. Check with your host before bringing pets.
10. Recycling: Contribute to our environmental efforts by properly recycling waste. Use the available recycling bins.
11. Visitor Badge: Keep the visitor access pass visible throughout your visit.

Adhering to these rules helps us all have a pleasant and secure experience in our office building. Thank you for your cooperation!

By accessing the building, subject to compliance with Law no. 333/2003 on the protection of assets, goods, valuables, and the protection of individuals, republished, with subsequent amendments and additions, and Regulation no. 679/2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, with subsequent amendments and additions, visitors/employees hereby consent to the use, by the Owner and its subcontractors, of any video recordings necessary for clarification, resolution, and/or evidence of any incident that occurred in the office building or its related areas.

We hereby inform that a CCTV system operates on this building. Considering that due to the use of CCTV we may become your Personal Data Controller, we hereby inform that:

• Recording, storing and deleting your image is automatic and is connected with you entering the area subject to monitoring. Processing of personal data will take place only if we receive your other information, such as a forename, surname, job position, telephone number or email address.
• In the above-mentioned situation the company HEXAGON OFFICES SRL, societate legal înfiinţată şi funcţionând potrivit legilor din România, cu sediul social în 400495 Cluj-Napoca, Calea Turzii, no. 178K, floor 2, will be the controller of your personal data (including your image).
• Controller has appointed a Data Protection Supervisor that you may contact at the following email address: contact@hexagon-offices.ro /Controller is not obligated to appoint a Data Protection Supervisor, but in any cases regarding the protection of personal data you may contact the following email address: contact@hexagon-offices.ro
• Personal data will be processed by the Controller in order to ensure safety of persons and property on the territory managed by the Controller.
• Controller's legitimate interest (art. 6 par. 1f of the GDPR) is each time the basis for processing personal data.
• You are entitled to demand access, rectification or erasure of your personal data, to demand limitation of processing this data and to object processing it.
• Your personal data will be shared with entities the Controller is obligated to share it with under law and with entities that perform security services for the Controller.
• Monitoring recording will be stored until they are overwritten, but no longer than for 90 days after recording. After that period of time they will be erased automatically, unless the recording constitutes evidence in legal proceedings. In such case the recording will be stored until legally binding conclusion of the proceedings.
• During the processing of your personal data no automated decision-making or profiling will be performed.
• Your personal data will not be transferred outside of the European Economic Area or to international organizations.
• If you decide that processing of your personal data is not compliant with the GDPR, you are entitled to lodge a complaint with the president of the national data protection authority.

Sincerely,

Hexagon Offices Building Management Team